【河北工业大学城市学院文件】为进一步规范学院行政管理，提升工作效率，确保各项工作的有序开展，根据国家相关法律法规及学校章程，结合本院实际情况，现制定并发布《河北工业大学城市学院文件》。该文件旨在明确学院各类公文的格式、内容要求、审批流程及相关职责分工，为全院师生提供统一、规范、高效的行政服务。

一、文件种类与适用范围

本文件适用于河北工业大学城市学院各类正式公文，包括但不限于通知、通报、请示、报告、函件、会议纪要等。所有对外发文及内部行文均应遵循本文件规定，确保信息传达准确、权威、规范。

二、文件格式规范

1. 采用“河北工业大学城市学院文件”作为标准标题，字体为黑体，字号为三号，居中排列。

2. 发文字号：由学院简称、年份和序号组成，如“冀工大城院〔2025〕1号”。

3. 正文结构：包括主送单位、正文内容、落款单位及日期。正文内容应简明扼要，逻辑清晰，语言规范。

4. 附件说明：如有附件，应在正文末尾注明“附件：×××”，并附上相应材料。

三、文件审批流程

1. 起草人：由相关部门负责人或具体工作人员撰写初稿，确保内容真实、准确。

2. 审核人：由部门主管领导对文件内容进行初步审核，确认无误后提交至办公室。

3. 签发人：由学院主要领导或授权负责人签发，确保文件具有法律效力和执行力。

4. 归档管理：文件签发后，须及时归档保存，便于后续查阅与管理。

四、文件管理要求

1. 所有文件应统一编号、登记、存档，确保可追溯性。

2. 文件发布后，应及时通知相关单位或个人，确保信息传达到位。

3. 对于涉及重要事项的文件，应做好保密工作，防止信息泄露。

4. 各部门应定期检查文件执行情况，发现问题及时反馈并纠正。

五、附则

本文件自发布之日起施行，由河北工业大学城市学院办公室负责解释。各相关部门应认真学习并严格执行，共同维护学院良好的行政秩序和管理效能。

河北工业大学城市学院

2025年4月