为了规范酒店会议室的使用与管理，提高会议效率，确保各类会议顺利进行，特制定本制度。本制度适用于酒店内所有会议室的使用及维护管理，全体员工必须严格遵守。

一、会议室使用原则

1. 优先级安排：会议室的使用按照“先预约先得”的原则进行安排。紧急或重要会议可优先安排。

2. 用途明确：会议室仅限于酒店内部工作需要和外部客户业务洽谈使用，不得用于私人聚会或其他非正式活动。

3. 时间控制：每次会议时间原则上不得超过两小时，特殊情况需提前申请批准。

二、会议室预约流程

1. 提前预约：各部门或个人如需使用会议室，须至少提前一天通过前台或指定系统提交预约申请。

2. 信息填写：预约时需填写会议名称、时间、参与人数等必要信息，并注明是否需要技术支持或设备协助。

3. 审批确认：预约申请由部门负责人或相关负责人审核后方可生效。未经批准擅自占用会议室的行为将受到处罚。

三、会议室设施管理

1. 设备检查：每次会议前后，使用人员需对会议室内的音响、投影仪、空调等设备进行检查，确保其正常运行。

2. 清洁维护：会议结束后，使用人员应及时清理桌面垃圾，保持会议室整洁。如发现设备损坏或故障，应立即报告工程部维修。

3. 物品归位：借用的桌椅、文具等物品应在会议结束后归还原位，避免随意摆放。

四、安全注意事项

1. 防火防盗：严禁在会议室存放易燃易爆物品，离开时务必关闭电源并锁好门窗。

2. 保密义务：涉及敏感信息的会议，参会人员需自行做好资料保管工作，防止泄露。

3. 突发事件处理：如遇火警、停电等突发情况，应迅速疏散人员，并听从现场工作人员指挥。

五、违规处理措施

1. 未预约使用：未经批准私自占用会议室者，第一次给予警告；第二次及以上每次罚款人民币50元。

2. 设施损坏赔偿：因人为原因导致设备损坏的，需照价赔偿并承担修复费用。

3. 长期占用：无故长时间占用会议室影响他人使用的，将取消该部门或个人的后续预约资格。

以上制度自发布之日起实施，请全体职工自觉遵守，共同营造良好的办公环境。如有疑问或建议，可向行政管理部门反馈。

注：本制度最终解释权归酒店行政管理部门所有。