【OA办公自动化系统管理制度】随着信息技术的不断发展，企业办公方式正逐步向数字化、智能化方向转变。为了提升工作效率、规范管理流程、加强信息共享与协同作业，公司引入并全面推广OA（Office Automation）办公自动化系统。为确保该系统的有效运行和合理使用，特制定本《OA办公自动化系统管理制度》，以明确各部门及员工在系统使用过程中的职责与行为规范。

一、适用范围

本制度适用于公司所有使用OA办公自动化系统的部门及员工，包括但不限于行政、人事、财务、项目管理、市场等岗位人员。所有通过OA系统进行日常办公、文件审批、信息传递、任务分配等操作的行为均需遵守本制度。

二、系统使用原则

1. 统一管理：OA系统由信息化管理部门统一维护和管理，确保系统安全、稳定运行。

2. 权限分级：根据岗位职责设定不同的系统访问权限，确保数据安全与信息保密。

3. 责任到人：各部门负责人应督促本部门员工正确使用OA系统，对系统使用情况进行监督与指导。

4. 合规操作：所有操作必须符合公司相关规章制度及法律法规要求，严禁违规操作或滥用系统功能。

三、系统使用规范

1. 账号与密码管理

- 每位员工应妥善保管个人账号及密码，不得泄露或共用。

- 若发现账号异常或密码泄露，应及时上报信息化管理部门处理。

2. 文档与信息管理

- 所有公文、通知、审批流程等应通过OA系统发布和流转，确保信息传递及时、准确。

- 严禁在系统中上传非法、虚假或敏感信息，违者将按公司相关规定严肃处理。

3. 流程审批与协同

- 各类申请、审批事项必须按照规定流程在系统中提交，确保审批流程完整、可追溯。

- 对于跨部门协作事项，应提前沟通协调，避免因流程不畅影响工作进度。

4. 系统维护与更新

- 系统升级、功能调整等变动需由信息化管理部门统一安排，并提前通知相关部门。

- 员工如遇系统故障或操作问题，应及时联系技术支持人员，不得擅自更改系统设置或安装无关软件。

四、信息安全与保密

1. OA系统涉及公司内部重要信息，所有用户须严格遵守信息安全管理制度，不得擅自复制、传播或泄露系统数据。

2. 对于涉及机密或敏感内容的信息，应按照公司保密规定进行处理，必要时可采取加密或其他安全措施。

五、违规处理

对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、通报批评、扣除绩效、暂停系统使用权限等处理；若造成严重后果或违法违纪，将依法依规追究相关责任。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由信息化管理部门负责解释和修订。各部门应结合实际情况，组织员工学习本制度内容，确保制度落地执行，共同推动公司信息化管理水平的提升。

制定单位：公司信息化管理部

发布日期：2025年4月5日