【企业文件管理制度-20210521000043x】为规范企业内部文件的管理流程，提升信息传递效率，确保各类文件资料的安全性、完整性和可追溯性，特制定本《企业文件管理制度》。本制度适用于公司各部门及全体员工，旨在通过科学、系统的管理方式，保障企业运营的有序进行。

一、文件分类与标识

企业文件按照性质和用途分为以下几类：

1. 行政类文件：包括公司规章制度、通知公告、会议纪要、工作计划等；

2. 业务类文件：如合同、项目方案、技术文档、市场分析报告等；

3. 人事类文件：员工档案、招聘资料、绩效考核记录等；

4. 财务类文件：财务报表、预算方案、发票凭证等；

5. 其他文件：如外部来函、法律文书、审批单据等。

所有文件在归档前需进行统一编号，并标注文件名称、类别、生成日期、责任人等基本信息，以便于后续查询与管理。

二、文件的创建与发布

1. 文件由相关责任部门或人员起草，内容应符合法律法规及公司政策；

2. 文件发布前须经相关部门负责人审核，重大事项需报请高层领导批准；

3. 电子版文件应保存在指定服务器或共享平台，纸质文件应按类别存放在专用档案柜中；

4. 文件发布后应及时通知相关人员，并做好版本控制，防止使用过时文件。

三、文件的保管与借阅

1. 所有正式文件均应建立完整的归档记录，定期进行清点与核对；

2. 涉及机密信息的文件应设置访问权限，未经许可不得外传；

3. 员工借阅文件需填写《文件借阅登记表》，并注明借阅目的和归还时间；

4. 借阅人应妥善保管文件，不得私自复制或转交他人。

四、文件的更新与销毁

1. 文件内容如有变更，应及时更新并重新发布，旧版本文件应加盖“作废”标识；

2. 对于不再具有参考价值或已失效的文件，应按规定程序进行销毁处理；

3. 销毁文件需由专人负责，确保信息不被泄露，并做好销毁记录。

五、附则

本制度自发布之日起执行，由公司综合管理部负责解释和修订。各部门应严格遵守本制度，如有违反，将依据公司相关规定予以处理。

备注：本制度为内部管理文件，未经授权不得对外公开或引用。