联络函
发函单位/个人
写明发送方的名称或个人姓名，确保对方能够准确识别发函主体。
收函单位/个人
明确接收方的信息，包括单位名称或个人姓名，必要时附上职务或联系方式。
日期
标注具体发送日期，便于存档和追溯。
主题
简洁明了地概括联络函的核心内容，使读者快速了解主旨。
正文部分
1. 开头段落
简要说明联络函的目的，例如“为加强双方合作”、“就某事项进行协商”等，礼貌且直接地引入话题。
2. 详细内容
分条列出需要传达的具体信息，如时间安排、会议议题、合作建议等。语言应清晰、简洁，避免冗长复杂表述。
3. 结尾陈述
总结全文，表明期望结果或后续行动，比如“期待您的回复”、“请尽快确认是否可行”。
4. 附加说明（可选）
若涉及附件或其他补充材料，需在此处注明，并提醒对方注意查看。
结束语
- 表达感谢：“感谢您对此事的关注与支持。”
- 祝福语：“祝贵公司业务蒸蒸日上！”
- 联系方式：“如有任何疑问，请随时联系我。”
署名
落款处写明发函人的姓名、职位以及联系方式。
撰写联络函时还需注意以下几点：
- 使用正式的语言风格；
- 避免使用模糊不清的表述；
- 根据实际情况调整格式细节；
- 检查语法错误和拼写问题。
通过遵循上述格式与原则，您可以制作出专业而高效的联络函，有效促进跨部门或跨组织间的交流与协作。
