第一章 总则

第一条 目的与意义

为了规范公司员工人事档案管理，确保人事档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关法律法规及公司规章制度，特制定本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于公司全体员工的人事档案管理工作。

第三条 档案定义

本办法所称人事档案是指公司在招聘、录用、培训、考核、奖惩、任免、调动等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

第二章 档案管理机构与职责

第四条 管理机构

公司人力资源部是员工人事档案的归口管理部门，负责档案的接收、整理、保管、借阅等工作。

第五条 主要职责

（一）建立健全人事档案管理制度；

（二）负责员工入职时档案的建立；

（三）定期检查档案的完整性；

（四）妥善保管档案，防止丢失或损坏；

（五）办理员工离职后的档案转移手续。

第三章 档案的建立与更新

第六条 档案建立

新员工入职时，人力资源部应根据其提供的相关材料建立人事档案。包括但不限于个人简历、学历证明、身份证复印件、体检报告等。

第七条 档案更新

员工在工作期间如有职务变动、培训经历、奖惩情况等重要信息变更，应及时更新人事档案。

第四章 档案的保管

第八条 保管条件

人事档案应存放在专用的档案柜中，并保持干燥、防潮、防火、防盗的环境。

第九条 保管期限

一般情况下，员工在职期间的人事档案长期保存；员工离职后的人事档案至少保存五年以上。

第五章 档案的借阅

第十条 借阅权限

查阅人事档案需经人力资源部负责人批准，并严格遵守保密制度。

第十一条 借阅程序

借阅人须填写《人事档案借阅申请表》，经批准后方可借阅，并在规定时间内归还。

第六章 附则

第十二条 解释权

本办法由公司人力资源部负责解释。

第十三条 实施日期

本办法自发布之日起实施。

通过上述管理办法的实施，公司将能够更好地管理和保护员工的人事档案，为公司的长远发展提供有力支持。同时，也保障了员工个人信息的安全与隐私，体现了公司对员工权益的尊重和重视。