在现代企业管理中，人事档案管理是一项至关重要的基础工作。它不仅关系到员工个人的职业发展，也直接影响到企业的规范化管理和长远发展。为了确保企业人事档案管理工作的科学性、规范性和安全性，特制定本制度。

一、目的与原则

本制度旨在规范企业人事档案的收集、整理、保管和利用等工作流程，保障员工信息的安全性和完整性，为人力资源管理提供准确、可靠的数据支持。在具体操作过程中，我们将遵循以下原则：

1. 合法合规：所有档案管理工作必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定。

2. 客观真实：档案内容应当客观反映员工的工作经历、教育培训背景等实际情况。

3. 安全保密：采取有效措施防止档案被非法篡改或泄露，保护员工隐私权益不受侵犯。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作，包括但不限于新入职员工档案建立、在职期间档案更新以及离职后档案归档等内容。

三、具体内容

（一）档案建立

1. 新员工报到时需提交相关证明材料，如身份证复印件、学历证书复印件等，并填写《员工基本信息登记表》；

2. 根据所提供的资料，在人力资源管理系统中录入员工的基本信息，并打印纸质版存档；

3. 对于特殊岗位人员还需额外收集其他必要文件，例如专业技术资格证等。

（二）档案维护

1. 每季度定期核查每位员工的档案是否完整无误；

2. 当发生职位变动或者薪资调整等情况时，及时更新相应的记录；

3. 遇到重要事件（如获得荣誉奖励、受到处分等），应立即补充完善对应部分的内容。

（三）档案查阅

1. 内部查询：各部门因工作需要可向HR部门申请查看特定范围内员工的信息；

2. 外部查询：原则上不允许对外提供任何涉及个人隐私方面的内容，特殊情况须经主管领导批准后方可执行；

3. 查询过程全程监控录像留存备查，避免出现不当行为。

四、责任分工

1. HR部门负责总体协调指挥整个体系运行；

2. 各业务单元承担各自领域内具体实施任务；

3. 安全部门监督指导各项安全防范措施落实到位。

五、考核评价

将此项工作纳入年度绩效考核指标之一，对于表现优秀的单位和个人给予表彰奖励；反之，则视情节轻重予以批评教育直至追究法律责任。

六、附则

本制度自发布之日起施行，解释权归本公司所有。如有未尽事宜，请参照最新修订版本执行。

通过上述措施的有效落实，相信能够极大程度提升我们企业在人力资源管理方面的能力水平，同时也为广大职工创造更加公平公正的竞争环境和发展空间！